ในเดือนกันยายนนี้
ผมมีหลักสูตรที่ต้องบรรยาย เรื่องของ PMS
ที่มีกำหนดมาแล้วตอนนี้ 5 องค์กร มีทั้ง PMS โดยตรง และที่เกี่ยวข้อง
ซึ่งแต่ละองค์กรก็มีรายละเอียดของปัญหาความต้องการต่างกันไป

วันนี้เลยมีเรื่องที่จะแชร์ เกี่ยวกับ PMS ครับ
ความเข้าใจของ ผู้บริหารทั่วไป เกี่ยวกับ PMS หรือ 
Preformance Management Systems คือ
ส่วนหนึ่งไม่รู้จักชื่อนี้ อีกส่วนหนึ่งคิดว่า มันเป็นเพียง การทำระบบประเมินผลงานพนักงาน
เพื่อนำไปเป็นเกณฑ์ในการปรับค่าจ้าง หรือจ่ายโบนัส

PMS(Performance Management Systems)
คือระบบๆหนึ่ง ซึ่งแต่ละคนก็นำไปใช้ตามความต้องการ และความเข้าใจของตัวเอง
------------------------------------------------------------------------------
PMS สำหรับผมนั้น ผมทำในมุมของ ระบบบริหารผลงาน
ไม่ใช่แค่ ทำใบประเมินผลพนักงาน

ซึ่งภาพรวมและสิ่งที่ได้จากการทำระบบ PMS มีดังนี้

1. เปลี่ยนความต้องการ ของผู้บริหารที่อยากให้ธุรกิจเติบโต เป็นรูปธรรมจับต้องได้
ด้วยการ กำหนดความต้องการเหล่านั้น เป็นเป้าหมาย (Goal) ตัวชี้วัด (KPI-Key Performance Indicator)
ซึ่ง ต้องครอบคลุมรอบด้าน โดยมีหลักสำคัญคือตอบโจทย์องค์กรได้ว่า
- วันนี้องค์กรอยู่ได้หรือไม่ ยอดขายเพียงพอ กำไรอยู่ได้ และค่าใช้จ่ายสูงเกินไปหรือไม่
- จะรู้ได้อย่างไรว่า ยอดขายปีนี้ไม่ใช่โชคช่วย และธุรกิจของเราจะเติบโตขึ้นในอนาคต
- ทำอย่างไรให้ธุรกิจ มั่นคงและยั่งยืน
ซึ่งเป้าหมายแต่ละข้อ ต้องช่วยส่งเสริมส่งเสริมองค์กรทั้ง 3 ข้อดังกล่าวคือ
มีกำไร เติบโต และยั่งยืน

2. หลังจาก มี KPI องค์กรแล้ว ขั้นตอนสำคัญต่อจากนั้นคือ ทำอย่างไรให้องค์กรบรรลุตามเป้าหมายที่ตั้งไว้
โดย มีแนวทางหลักๆดังนี้
- หาหน่วยงาน หรือผู้รับผิดชอบ KPI แต่ละข้อ ใครหรือหน่วยงานไหนรับผิดชอบ KPI ข้อไหน
รับร่วมกัน หรือ แบ่งกันรับผิดชอบ หรือรับผิดชอบโดยตรง
- ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพ และง่ายขึ้น จากการกำหนดลำดับความสำคัญของเป้าหมาย
ที่สอดคล้องกันทั้งองค์กร
- มีกลยุทธ์ (Strategy) และแผนการปฏิบัติงาน (Action Plan) อย่างไร เพื่อให้บรรลุตามเป้าหมาย
- มีการบริหารทรัยากร และงบประมาณ ตามแผนงานนั้นอย่างไร คุ้มค่าต่อการลงทุนหรือไม่
- หากเกิดความผิดพลาดระหว่างปฏิบัติตามแผน จะปรับกลยุทธ์อย่างไร 

3. ตัวชี้วัด (KPI) ที่กระจายไปสู่หน่วยงาน หรือตัวบุคคล ไม่ได้นำไปใช้แค่ประเมินผลงาน
มันคือเครื่องมือชั้นดี ในการตรวจเช็ค สถานะของงาน ในจุดต่างๆ ช่วงเวลาต่างๆ
ว่า มีอะไรผิดพลาดหรือไม่ หลุดจากเป้าที่ตั้งไว้หรือไม่ 
และหาก ส่วนใด หรือส่วนของใครพลาดจากเป้าหมาย จะได้สามารถแก้ไข ปรับปรุงได้ทันท่วงที
เพื่อที่จะทำให้ผลงานของทุกคน ทุกหน่วยงาน และองค์กรบรรลุเป้าหมายไปด้วยกัน

4. ตัวชี้วัดที่ใช้วิธีกระจายมาจาก KPI ขององค์กรนั้น เป็นส่วนสำคัญที่จะทำให้มั่นใจได้ว่า
เป้าหมายการทำงานของ แต่ละหน่วยงาน เป็นไปในทิศทางเดียวกัน 
และสนับสนุนให้เป้าหมายองค์กรบรรลุผล

5. สามารถนำไปปรับเป็น ระบบประเมินผลงานของหน่วยงาน และบุคลากรได้ง่าย
เพียงแค่เพิ่มเติมตัวชี้วัดตามหน้าที่งาน (Functional KPI) หรือ
เพิ่มเติมการประเมินผลด้าน ความสามารถ (Competency)
หรือพฤติกรรม ในการประเมินผลของหน่วยงาน หรือบุคลากร

6. ผลจากการประเมินผลงาน สามารถนำไปใช้เป็นข้อมูลของระบบ
บริหารอื่นๆได้อีกมากมาย เช่น การจ่ายผลตอนแทน, การปรับขึ้นตำแหน่ง,
ใช้ประกอบการกำหนดเส้นทางความก้าวหน้าของพนักงาน, การพัฒนาระบบงาน,
การพัฒนาบุคลากรรายบุคคล และอีกมากมาย

สรุปสิ่งสำคัญที่เรา จะได้รับจากระบบนี้คือ
เราจะได้รู้ชัดเจน ว่าอะไรคือข้อบกพร่องขององค์กร 
ระบบงานไหนที่ต้องแก้ไข ,หน่วยงาน ,หรือบุคลากรคนใดที่ต้องพัฒนา ด้านไหน
ช่วยทำให้องค์กร บริหารทรัพยากรในด้านต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

----------------------------------------------------------------------------

แต่ความยากของการทำระบบนี้ ในเบื้องต้น คือ

1. การกำหนดตัวชี้วัดที่มีประสิทธิภาพ ทั้งระดับองค์กร หน่วยงาน หรือบุคคล 
ต้องตอบสนองตวามต้องการอย่างแท้จริงขององค์กร
2. การให้ความสำคัญแล้ร่วมมือของทุกๆฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ในการทำระบบอย่างจริงจัง
3. การออกแบบและการดำเนินการเก็บข้อมูลต่างๆ อย่างมีประสิทธิภาพ

--------------------------------------------------------------------------------

ส่วนองค์กรไหน อยาก ทำระบบนี้สิ่งที่ควรเตรียมข้อมูลเท่าที่จำเป็น ก่อนการทำระบบ PMS คือ
(ทำตามแนวปฏิบัติจริง ไม่ใช่ทฤษฎี)

1. วัตถุประสงค์ เป้าหมาย ด้านต่างๆขององค์กร (เท่าที่มี)
ส่วนเรื่อง Vision, Mission มีหรือไม่ในทางปฏิบัติจริงๆ ไม่ซีเรียสครับ 
เพราะหลายองค์กรไม่เคยเขียน แต่ก็ทำกิจการเติบโตมาได้ถึงทุกวันนี้
ไม่ใช่ไม่ได้เขียน Vision ไว้ แล้วจะทำระบบนี้ไม่ได้ 
2. โครงสร้างองค์กร สายการบังคับบัญชา 
3. ใบกำหนดหน้าที่งาน (ถ้าไม่มีก็ขอให้ตอบได้ว่า ใครทำหน้าที่อะไร ผลงานที่บริษัทต้องการคืออะไร)

ถ้าเรารู้สึกว่า การทำงานในองค์กร ไม่ชัดเจน หลงทิศหลงทาง ใช้ทรัพยากรไม่คุ้มค่า
PMS ช่วยท่านได้มาก อย่างแน่นอน

แล้วคุยกันใหม่ครับ